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为加强档案规范化管理,完整、系统地保存我院在各项工作中形成的各类资料,更好地为学院各项工作服务,特制订本制度。
一、归档范围
凡是学校、学院在成人高等教育的教学、行政、学生管理及其他各项活动工作中直接形成和使用的,具有保存价值的文件、文档、图片、声像以及其它有关材料均属立卷归档范围。
二、档案分类及基本要求
1、办公档案
主要是行政办公、函授站管理等各类文件、制度、规划计划总结、办学协议、学费收缴及结算、考核、资产管理、教职工基本信息及奖惩等具有保存价值的相关材料。
2、教学档案
主要是教学计划、教学安排与实施、教学检查与督导、招生录取、学生注册信息、试卷及成绩、学生处分及奖惩、毕业实习与论文等相关教学材料。
3、毕业生档案
主要有招生报名基本信息表、准考证、录取通知书、学籍登记表和毕业生资格审查表等材料。
三、全体工作人员须将自己负责的专项工作的有关资料进行阶段(学期或月度)整理,分类归挡、归口统一保管。
四、归档案卷要认真贯彻国家标准,符合学校关于各种档案质量要求,按时归档,不得延误。
五、积极为领导和承办人员提供文件,材料。个人不得擅自带走和销毁文件或,不得长期保存原件和积压文件。
六、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按年代,各部门类别合理存放。
七、维护档案安全,每个档案箱必须保持整洁。须严格遵守纪律,保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容。